皆さん、こんにちは！効率化オタクのまさおです。
はじめに
数々の効率化ツールを試しては「本当に効果あるの？」と疑問に思ってきた私だからこそ断言できます。巷には色々なツールがあふれていますが、本当に使いこなせて、日々の業務やタスクの効率を劇的に上げてくれたツールはほんの一握りでした。
「このツールを使えば、きっと仕事が爆速になるはず！」と期待して導入してみたものの、結局機能が多すぎて使いこなせなかったり、自分のワークフローに合わずにすぐに使わなくなってしまったり…あなたもそんな経験、ありませんか？
今日は、そんな私が長年の試行錯誤の末に「これは本当に使える！」と確信した、手放せない効率化ツールBest3を、熱い想いを込めてご紹介したいと思います。20代から40代の忙しい男性の皆さん、必見です！
Best 3発表！それぞれのツールについて語ります
第3位：Eight (エイト)
どんなツール？：Sansan株式会社が提供する、無料の名刺管理アプリです。スマートフォンで名刺を撮影するだけで、氏名、会社名、連絡先などをデータ化して管理できます。他のEightユーザーとのオンライン上での繋がりも作れるのが特徴です。
なぜ役立った？：
名刺って個人情報でもあるので紙のままだと取り扱いに困るし、探すの大変なので名刺管理ツールに打ち込むのが良いのはみなさんご存知の通りと思います。特にこれの良いところは、企業がsansanアプリ（企業版名刺管理システム）を導入する可能性があることです。
逆に、名刺管理ツール二つになるじゃん・・ってなるかもしれませんが、連携機能がありまして、エイトで取り込んだ名刺をsansanに一部だけ取り込むというのができます。（個人用は取り込まずに、会社用だけ取り込むとか）名刺管理ツールを入れておけば、名刺情報を取り込んで、連絡先にも連携できて連絡先に登録しなくてもお客様の誰から電話がかかってきたかもわかるようになります。個人の携帯と会社の携帯を一つにしても問題ない使い勝手ですね。セキュリティポリシーによっては別れているかもしれませんが、それはそれでも使い分けができて良いです！
どんな人におすすめ？：
私のように営業やマーケティングの仕事してたり、色々と提案されるような頻繁に人と会う方、多くの名刺を管理する必要がある方、外出先で連絡先を確認したい方、オンラインでの繋がりも増やしたい方におすすめです。
最近では転職したい人や副業したい人もツテができる分良いですね！顧客情報は秘密情報なので取り扱いは注意が必要です！（転職先で使うとか、副業で競合と商売するのに使うのはダメです！）
第2位：iPhone「探す」機能
どんなツール？：Appleが提供するiOSの標準機能の一つで、iPhone、iPad、Mac、Apple Watchなどのデバイスの位置情報を共有したり、紛失時に探したりすることができます。今回は、この位置情報共有機能を家族間で活用することで、連絡の手間を省き、時間を有効活用する方法に焦点を当てます。
なぜ役立った？：
旅行好きで嫁と遠距離期間が長く、現在は共働きの我が家では、以前は「今どこにいるの？」「あとどれくらいで着く？」といった連絡が頻繁に発生していました。特に、旅行先の現地合流や仕事後に嫁と外食する時の待ち合わせなど、お互いの居場所が分からず、無駄な待ち時間や連絡の手間が多かったんです。iPhoneの「探す」機能で家族と位置情報を共有するようになってからは、これらの連絡がほぼゼロになりました。「そろそろ職場を出たかな」「もうすぐ家に着く頃だな」というのがリアルタイムで把握できるので、お互いを気遣いつつ、自分の時間を有効に使えるようになりました。待ち合わせの際も、相手が近づいてくるのが地図上で分かるので、スムーズに合流できます。
どんな人におすすめ？：
遠距離中のカップルや家族がいる方（特に共働きや子育て世帯）、旅行好きや、複数人で行動することが多い方、待ち合わせが多い方、連絡を取り合う頻度が高いと感じている方におすすめです。災害時など、連絡が取りにくい状況下での安否確認にも役立ちます。
ちょっとしたTips：
「探す」アプリの設定で、特定の場所に到着・出発した際に通知を受け取るように設定できます。自宅はスマートロックの通知で出入りを把握できるのですが、「子供が学校に着いた」「嫁が職場を出た」などを自動的に把握できるので、さらに安心感と効率がアップします。監視されているようで嫌だという意見もあったりしますが、共有範囲を一時的に限定したり、共有を停止したりすることも可能です。慣れれば気になりませんよ。嫌がるのは逆にやましいことあるのかを疑ってしまいそうです。
第1位：Googleカレンダーと各種連携機能
どんなツール？：Googleが提供する無料のオンラインカレンダーサービスです。PC、スマホ、タブレットなど、様々なデバイスからアクセスでき、予定の登録・管理はもちろん、家族や同僚との共有、他のアプリやサービスとの連携機能が非常に豊富です。
なぜ役立った？：
以前は、仕事の予定は会社のカレンダー、家族の予定はGoogleカレンダー、個人の趣味の予定はL INEアプリ…と、予定があちこちに分散していて、ダブルブッキングしたり、大切な予定を見逃したりすることが頻繁にありました。Googleカレンダーを使い始めてからは、これらの予定を全て一元管理できるようになったため、頭の中がスッキリし、予定の見落としが劇的に減りました。特に、以下の連携機能が私の時間管理を大きく変えてくれました。
- 仕事用カレンダーとの連携：会社のGoogle Workspaceカレンダーと個人のGoogleカレンダーを連携させることで、プライベートの予定と仕事の予定を一つの画面で確認できるようになり、予定調整が格段に楽になりました。
- 家族との共有カレンダー：家族それぞれのアカウントで予定を登録し、共有することで、お互いのスケジュールを把握できるようになり、「今日の予定は？夜ご飯どうする？」といった無駄な連絡が減りました。習い事やイベントの予定も一目で分かるので、家族の調整がスムーズになりました。これが一番大きいです。
- タスク管理ツールとの連携：タスク管理ツール（例：Trello、Todoistなど）とGoogleカレンダーを連携させることで、タスクの締め切りをカレンダーに表示させ、視覚的にタスクの進捗を把握できるようになります。
- リマインダー機能の活用：時間指定のリマインダーだけでなく、場所に基づいたリマインダーも設定できるため、「会社に着いたら〇〇の資料を確認する」「スーパーに着いたら△△を買う」といった、ToDoリスト的な使い方も可能です。なかなか使いこなせていませんが・・。
どんな人におすすめ？：
仕事とプライベートの予定を一元管理したい方、家族やチームと効率的にスケジュールを共有したい方、複数のデジタルツールを連携させて生産性を高めたい方、リマインダー機能を活用してタスク管理もしたい方、全ての人におすすめできると言っても過言ではありません！
ちょっとしたTips：
Googleカレンダーの「他のカレンダーを追加」機能を使うと、祝日や天気予報、スポーツの試合日程などを自動的に表示させることができます。また、IFTTTやZapierなどの連携サービスを利用すれば、さらに様々なアプリやサービスとGoogleカレンダーを連携させ、自動化を進めることも可能です。注意点としては、Googleカレンダーを連携のデフォルト設定することですね。iCloudに追加された場合に家族にiCloudが連携できていないなどがある場合があります。
ツールの選び方・使い方のポイント
私がこれらのツールを使いこなせるようになったのは、ただ機能を使うだけでなく、自分のワークフローや目的に合わせてカスタマイズしたからです。ツールを導入する前に、まずは「何に困っていて、どうなりたいのか」を明確にすることが重要だと痛感しました。
また、最初から完璧を目指すのではなく、まずは基本的な機能から使い始め、徐々に慣れていくのがおすすめです。焦らず、自分にとって本当に必要な機能を見つけて、少しずつ取り入れていくのが、ツールを長続きさせる秘訣だと感じています。
皆さんへのお願い
今回ご紹介した3つのツールは、あくまで私にとってのBest3です。あなたにとっての「神ツール」もきっとあるはずです。
ぜひ、この記事を参考に、気になるツールがあれば試してみてください。そして、もしあなたが「これは本当に役立つ！」という効率化ツールがあれば、ぜひコメント欄で教えていただけると嬉しいです。皆さんと一緒に、さらに効率的な働き方、生き方を追求していきましょう！
最後までお読みいただき、ありがとうございました！
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